Que vous soyez ou non un chef de projet dédié, toutes les entreprises peuvent bénéficier de l’utilisation d’un logiciel de gestion de projet et d’un logiciel de gestion des tâches pour gérer leurs nombreux projets, tâches, équipes et autres ressources comme le temps et le budget. Un logiciel de gestion de projet offre de nombreux avantages précieux qui vous permettent, à vous et à votre équipe, d’exceller dans la gestion de votre temps et de mener à bien toutes les phases de vos projets.
Collaboration interne et externe facilitée
L’un des principaux avantages de l’utilisation d’un logiciel de gestion des tâches est la possibilité de collaborer de manière transparente au sein de votre organisation ainsi qu’avec les collaborateurs externes tels que les clients, les fournisseurs et les parties prenantes. Les coéquipiers peuvent voir comment leurs tâches s’intègrent dans l’ensemble du projet et sur quoi les autres travaillent, tandis que les collaborateurs externes peuvent voir l’avancement du projet et même modifier ou commenter les tâches individuelles si nécessaire. L’utilisation d’un outil de gestion de projet centralisé réduit le besoin de réunions de mise à jour avec les membres de votre organisation et les collaborateurs externes, ce qui vous laisse plus de temps pour accomplir vos tâches. Grâce à la collaboration externe en un clic, vous pouvez partager vos projets et vos tâches avec n’importe qui, n’importe où.
Une meilleure communication
La communication va de pair avec la collaboration et le logiciel de gestion des tâches centralise toute votre communication en un seul endroit. Commentez facilement les tâches et les projets pour communiquer rapidement avec vos coéquipiers et vos clients, sans avoir besoin de longues chaines d’e-mails. Les meilleurs logiciels de gestion de projets s’intègrent pour fournir des mises à jour de projets directement sur les canaux sélectionnés, afin que chacun reste au courant de ce qui le concerne. De plus, vous pouvez laisser des notes vocales sur les tâches pour faire passer des messages de manière plus humaine, lorsque le texte ne suffit pas.
La délégation est l’une des principales compétences que doivent posséder les chefs de projet, et l’utilisation d’un logiciel de gestion des tâches pour déléguer les tâches rend la chose beaucoup plus facile. Il vous permet non seulement d’assigner rapidement des tâches aux membres de l’équipe, mais aussi de suivre leur progression et de réaffecter les ressources si nécessaires pour que le travail soit fait plus rapidement.
Une gestion budgétaire efficace et suivie du temps facile
Les bons outils de gestion de projet et de gestion des tâches vous permettent également de surveiller votre budget à partir de la plateforme, sans avoir besoin de consigner manuellement les dépenses dans des feuilles de calcul ou d’utiliser d’autres applications avec des interfaces utilisateur et des UX différentes. Par exemple, avec un logiciel gestion projet, vous pouvez utiliser le suivi du budget dans l’application pour enregistrer les dépenses directement dans les tâches, joindre des factures et même l’intégrer au suivi du temps. En attribuant à chaque membre de l’équipe une valeur horaire, vous pouvez additionner les dépenses en temps réel lorsque quelqu’un travaille sur une tâche.
Pour de nombreuses équipes, le suivi du temps passé sur les tâches est nécessaire pour contrôler la productivité. C’est pourquoi le suivi du temps est une caractéristique essentielle du meilleur outil de gestion de projet. Lorsque le suivi du temps est intégré au logiciel de gestion des tâches, l’équipe est beaucoup plus susceptible de l’adopter, car elle n’a pas à télécharger d’applications supplémentaires.